כל עסק בכל תחום שהוא מכוון להצלחה עסקית כי ללא הצלחה עסקית אין לו יכולת קיום. לשם כך כל עסק צריך לנצל את יתרונותיו לשם תחרות בבתי עסק אחרים בתחומו. אחד מיתרונותיו של כל עסק שאותם יש לנצל הוא קופה רושמת, כי היא מאפשרת מעקב אחר ההוצאות וההכנסות של העסק, כולל מכירות ותזרים מזומנים. בעבר הקופות הרושמות שימשו לרישום הכנסות העסק בלבד אך כיום הן מהוות אלמנט שכולל את כל פתרונות הניהול של העסק ושל המכירות, העובדים, המלאי, הספקים, הלקוחות ולמעשה הן גורם מרכזי בכל עסק. תחום המכירות, למשל, הוא חשוב במיוחד כי הוא מצביע על מגמות אצל הלקוחות, עכשוויות ו/או עתידיות, ובכך נותן לבית העסק יתרון על פני מתחריו. יתרון זה הוא כאמור הכרח בכל עסק והוא המבטיח את קיומו ואת הישרדותו. למעשה קופה רושמת היא ליבו של העסק והיא אינה תלויה בגודלו של העסק או בתחום עיסוקו.
התאמת הקופה הרושמת לסוג העסק
יש להתאים את הקופה רושמת לסוג העסק ולמאפיינים הייחודים שלו. לכל הקופות הרושמות מאפיינים כלליים אך התאמה של העסק לקופה ושל הקופה לעסק היא משמעותית. מצד אחד – קופה רושמת משוכללת מדי לא תביא את כל שימושיה ויכולותיה לידי ביטוי ומצד שני – עסק עם קופה רושמת שאינה מספקת מבחינת שימושיה יהיה חסר אונים. למשל : קופה רושמת במסעדה מספקת מידע על הזמנות של הלקוחות ואילו קופה רושמת בחנות מכולת מספקת מידע על מלאי, על מוצרים חסרים ועל מוצרים שתוקפם עומד לפוג.
תהליך הבחירה של קופה רושמת
בחירה בקופה רושמת מתחילה במיפוי העסק מבחינת צרכיו ומטרותיו. כדאי לבצע מיפוי זה תוך הסתמכות על התכנית העסקית ולהביא בחשבון תחומים שונים כגון מיסוי, סוגי המטבע בעסק, סוגי המוצרים ועוד. לאחר המיפוי יש לפנות לשוק כדי לראות איזה קופה רושמת מתאימה במדויק לעסק שלנו.
איזה קופות רושמות קיימות כיום?
- שעון נוכחות – הקופה הרושמת מאפשרת ניהול עובדים כולל בקרה, חישוב שעות ועוד.
- ספקים – הקופה הרושמת מאפשרת ניהול של הקשר מול הספקים כולל קבלה של סחורה, הוצאת חשבוניות ותעודות משלוח ועוד.
- מלאי – הקופה הרושמת מאפשרת ניהול של המלאי הזמין ושל מלאי חסר וכן בקרה של מוצרים כגון מוצרים נמכרים/לא נמכרים/מוצרים שתוקפם עומד לפוג ועוד.
- מבצעים – הקופה הרושמת מאפשרת לעסק לבצע מבצעים שונים והיא בנויה לתשלום באמצעות הנחות, קופונים, מועדוני לקוחות ועוד.
- מכירות – הקופה הרושמת מנהלת את המכירות באופן אישי לפי סוג הלקוח. למשל : לקוחות מסוימים יקבלו הנחה קבועה ואילו אחרים ייקנו בהקפה או באשראי.
- סליקת צ'קים וכרטיסי אשראי
- הפקת דו"חות – הקופה הרושמת מפיקה דו"חות שונים לפי בקשה, למשל דו"חות יומיים/שבועיים/חודשיים/שנתיים או דו"חות מלאי.
שיקולים לבחירה של קופה רושמת
בעת בחירה של קופה רושמת יש לשים לב לנושאים הבאים :
- אישור – הקופה הרושמת המבוקשת מאושרת לשימוש ע"פ פקודת מס הכנסה
- קלות הפעלה – הקופה הרושמת הנבחרת קלה להפעלה ולשימוש
- שירות – החברה שמספקת את הקופה הרושמת מספקת גם אחריות ושירות, ועדיף שהוא יהיה מהיר וארצי.
למעשה, קופה רושמת היא אמצעי ליעילות עסקית וכיום היא משמשת כמחשב המרכזי של העסק כי היא מבצעת רישומים שונים, מדפיסה דו"חות, בודקת וקוראת כרטיסי אשראי וזאת בנוסף לשימושיה הקלאסיים של הוצאת חשבוניות וקבלת כספים במזומן, באשראי או בצ'ק. קופה רושמת מסוגלת גם להתחבר למכשירים שונים בעסק כמו ברקוד, משקלים, מצלמות אבטחה ועוד כך שהיא הלב הפועם של כל עסק.
